Utiliser la messagerie pour coopérer

Préambule

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Le module Configurer sa messagerie pour coopérer ci-dessous présente l'installation et la configuration d'un logiciel de messagerie (consultation/envoi de courriels) sur son poste de travail. Ce logiciel, Thunderbird, est libre et gratuit. Si vous utilisez déjà un autre logiciel de ce type (par choix ou par contrainte dans le cadre professionnel par exemple) vous pourrez de toute manière retrouver les fonctionnalités évoquées dans le cours.

Les fonctionnalités liées au courriel sur lesquelles nous attirons votre attention sont :

• le classement des courriel dans des dossiers
• la mise en place de filtres de message pour classer vos courriels automatiquement dans ces dossiers

A titre d'exemple, les courriels échangés sur les listes de discussion du réseau pourraient faire l'objet chez vous d'un dossier "groupe Communication" et d'un filtre de classement du même nom !
Le classement automatique de ces courriels est un élément de réponse aux grandes quantités de messages que l'on reçoit quotidiennement. C'est une petite stratégie toute simple pour éloigner l'hydre de l'infobésité.

Si vous consultez vos courriels en ligne, via la messagerie web de votre opérateur préféré (Google, Msn, Orange, Yahoo, ...) vous pouvez retrouver aussi ces fonctionnalités .

Liens utiles :

• Gérer et classer ses mails sous Gmail (avec vidéo) Lien 1
• Gérer et filtrer ses mails sous Thunderbird Lien 2
• Gérer et filtrer sous Outlook Lien 3

Présentation du logiciel de messagerie Thunderbird

logo

Un logiciel libre et gratuit de courrier électronique, fonctionnant sous Windows, Mac OS X et Linux, pour :

• Communiquer : envoyer et recevoir des messages électroniques.
• Classer et trier son courrier
• Éliminer automatiquement le courrier indésirable
• et plein d'autres choses encore !

Facile à utiliser, personnalisable, complet et performant, libre et gratuit !

Installer Thunderbird

Windows
Assurez-vous d'être sur un compte utilisateur ayant les droits d'administrateur, puis double-cliquez sur le fichier exécutable de Thunderbird nommé Thunderbird Setup 38.exe. Après quelques secondes, la fenêtre de bienvenue s'affiche.

Mac
Double-cliquez sur l'archive compressée (fichier Thunderbird 38.0.dmg). Une fenêtre contenant la licence s'affiche : cliquez sur le bouton Accept.

Importation du courrier d'un compte existant

A l'issue de l'installation de Thunderbird, l'assistant d'importation apparaît automatiquement pour vous permettre de récupérer des messages d'un précédent logiciel tel Outlook Express.

Configuration d'un compte

Il faudra sur cette étape , récupérer les paramètres communiqués par votre service de gestion de courriels concernant le mot de passe, l'adresses des serveurs etc.
Il vous seras demandé de faire un choix : POP ou IMAP, Quesaco ?
Il s'agit de protocoles. Ils vous est demandé celui que vous voulez choisir lors de la configuration d'un logiciel de messagerie
Concrètement

• POP : les courriels sont rapatriés depuis le serveur ou ils se trouvent
• IMAP (recommandé) : les courriels restent sur le serveur et sont donc accessibles depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet

Classer son courrier électronique

Si vous recevez de nombreux messages provenant d'un correspondant, d'une liste de discussion, rangez-les automatiquement dans un dossier que vous allez créer et qui portera son nom. La démarche à suivre :

• créer un nouveau dossier au nom de l'expéditeur, ou du destinataire si c'est une liste, du projet...
• se rendre dans Outils > Filtres de messages
• créer un filtre à partir de l'adresse de l'expéditeur, ou du destinataire si c'est une liste. Puis indiquer le nom du dossier cible précédemment crée

Astuces

Pour retrouver des courriels dans Thunderbird :

• penser à utiliser les outils de "recherches" (avec des filtres) présents dans le logiciel
• penser à utiliser le système de drapeau qui permet de mettre des courriels en exergue

La netiquette

Point de communication sans règles de savoir vivre... Ce point est crucial concernant l'usage du courriel sur les listes de discussions ! L'animateur est en charge de rappeler à l'ordre dans le cas ou les échanges tournent au vinaigre... Le courriel est outil extrêmement pratique mais il peut aussi détruire toute dynamique si il est mal utilisé !

Créer une liste de diffusion à partir d'un carnet d'adresse

Dans Thunderbird, une liste de diffusion est un groupe d'adresses électroniques (provenant du carnet d'adresses) auxquelles on envoie, en une seule action, le même message.

Si vous envoyez souvent des messages aux mêmes destinataires, il sera préférable d'opter pour la création et l'utilisation d'une liste de diffusion qui vous évitera d'écrire ou de sélectionner à chaque fois les adresses de chaque destinataire.

• Cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils.
• Dans la fenêtre intitulée Carnet d'adresses, cliquez sur le bouton Nouvelle liste
• Pour remplir la liste de diffusion, il existe deux méthodes : soit on saisit successivement chacune des adresses, soit on fait un glisser-déposer de plusieurs adresses sélectionnées.